Aktywatory, zachowania i konsekwencje

Zarządzanie składa się z tak zwanych aktywatorów, zachowań oraz konsekwencji.

  • Aktywatory: to czynności wykonywane przez menedżera zanim pracownik przejdzie do realizowania celu. Polegają na wyznaczeniu zadania oraz podania ograniczeń co do jakości i czasu wykonania.
  • Zachowania: wykonywanie czynności prowadzących do realizowania celu. Czynności te wykonuje się podczas wykonywania zadania.
  • Konsekwencje: to reakcja menedżera na realizację lub próbę realizacji przez pracownika danego zadania. Ważne jest, aby konsekwencje były adekwatne do wykonanej pracy. Ten element ma największe znaczenie w poprawnym zarządzaniu.

Większość słabych menedżerów skupia się tylko na aktywatorach czyli na wyznaczaniu zadań i wytyczaniu granic czasowych. Kompletnie nie dbają, ani o konsekwencje, ani o zachowania.

Zarządzanie konsekwencjami, to w skrócie, umiejętne udzielanie pochwał po dobrze wykonanej pracy lub instruowanie, oraz jeśli wymaga tego sytuacja, umiejętne udzielanie reprymend. To czy dane zadanie zostanie wykonane poprawnie z należytym zapałem, a pracownik będzie zmotywowany zależy w 75% od poprawnych reakcji po wykonaniu poprzednich zadań. Wyznaczenie konkretnego zadania i określenie czasu na jego wykonanie przyczynia się tylko w około 15% do wykonania tego zadania z należytą wydajnością i  jakością. Kiepscy menedżerowie w swojej pracy stosują tylko aktywatory. Chodzą i rozkazują, nigdy nie znajdując czasu na analizę wykonanych zadań. Nie zdobywają się oni na zwrócenie poprawnego feedback’u. Pracownicy posiadający takiego menedżera zawsze będą niezmotywowani a fluktuacja kadry będzie wysoka.

Menedżer musi umiejętnie stosować i dozować te trzy techniki. Należy stosować się do zasady PIS, czyli prosto i szybko oraz unikać zachowania, które również pasuje do skrótu PIS – przyszli i spartaczyli.

Aktywatory

Od aktywatora się zaczyna – jest to wyznaczanie celów. Należy opisać zakres obowiązków, obszar odpowiedzialności, standardy wydajności – czynność ta rozpoczyna proces zarządzania – czyli jest aktywatorem. Następnie należy obserwować poczynania czyli zachowania pracownika.

Zachowania

Zachowanie jest niczym innym jak wydajnością. Nie mylić zachowania z odczuciami i przemyśleniami. Przemyślenia i odczucia pracownika to nie zachowania – tego nie da się zaobserwować. Jeśli precyzyjnie wyznaczyliśmy cel, zachowanie może być pożądane lub nie pożądane. Każde zadanie musi dać się zmierzyć i ocenić.

Konsekwencje

Konsekwencje to reakcja menedżera na zachowanie pracownika. Konsekwencja to pochwała lub reprymenda – musi być zawsze adekwatna do zachowania. Nie można dawać pochwał i reprymend zależnie od własnego samopoczucia menedżera czyli jak ma dobry humor to wszystkich poklepuje po plecach a jak ma zły to wszystkich opieprza. Taki menedżer wówczas traci wiarygodność w oczach podwładnych. Reprymenda jest efektywna tylko w przypadku najlepszych pracowników. Każdą reprymendę należy zakończyć pozytywną uwagą.

Początkujący pracownik, nie mający osiągnięć nie może otrzymywać reprymend. Nowemu niedoświadczonemu pracownikowi należy ponownie wyznaczyć cele. Nigdy nie udzielamy reprymendy osobom, którzy się dopiero uczą. Dla tych osób reprymendy byłyby czynnikiem de-motywującym. Reprymendy nie zwiększają wiedzy a jedynie zmieniają ich nastawienie. Początkujących albo chwalimy albo ponownie wyznaczamy nowe cele.

Pięć etapów wyznaczania i zatwierdzania zadań dla początkujących:

  1. Dajemy instrukcje co należy zrobić.
  2. Demonstrujemy jak należy to zrobić.
  3. Dajemy spróbować to zrobić.
  4. Obserwujemy wydajność.
  5. Chwalimy postępy lub ponownie ukierunkowujemy.

Brak reakcji na dobre wyniki czyli ignorowanie starania się jest czymś najgorszym – należy chwalić tak aby pracownik widział, że wykonał coś dobrze.

Po wykonaniu pracy i braku reakcji ze strony menadżera następuje w pierwszym etapie zwiększenie przyłożenia się do pracy, a gdy to znowu nie zostanie zauważone wówczas pracownik zacznie pracować na pół gwizdka.

Tylko pozytywne konsekwencje motywują do wysokiej wydajności w przyszłości. Zarządzanie konsekwencjami to bardzo ważne. Zaangażowanie i zachowanie jest zależne od konsekwencji a nie aktywatorów. Gdy położymy nacisk na aktywatory to wówczas pracownik pracuje wydajnie wtedy gdy menedżer się na niego patrzy. Dobry menedżer to taki, gdy go nie ma, a pracownicy pracują tak samo wydajnie jak gdyby był w pobliżu. Aktywatory pomagają osiągnąć cel za pierwszym razem ale konsekwencje motywują do dalszej dobrej pracy.

Od czasu do czasu należy przekazać złe wieści. Doświadczeni pracownicy są łatwi w zarządzaniu – wystarczy wyznaczyć cele a oni same je osiąganą. Najlepsi pracownicy sami sobie zdają sprawę z popełnionego błędu i sami go naprawiają. Czasami jednak nawet najlepsi mogą się pomylić lub mieć niedociągnięcia. Reprymendy zawsze należy kończyć pochwałą. Reprymendę stosuje się tylko wtedy gdy mamy pewność, że pracownik może wykonać dane zadanie lepiej. Pracownik powinien zastanawiać się nad swoim błędem a nie nad sposobem otrzymania reprymendy.

Bibliografia:

1. „Techniki jednominutowego menedżera w praktyce” dr Ken Blanchard

4 Comments

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s